Открыть заведение общепита куда проще, чем кажется. Перечень документов для кафе пусть и выглядит большим, но собрать и подготовить их можно в течение нескольких дней. Главное – понимать, что требуется и куда обращаться для быстрого решения всех возникающих вопросов.

Правовая форма

Первым делом бизнес нужно зарегистрировать. Выбрать необходимую организационно-правовую форму, собрать документы, оплатить государственную пошлину.

Для открытия заведения можно выбрать ИП или ООО в зависимости от потребностей вашего бизнеса и масштабов деятельности.

Особенности ИП

Важное преимущество ИП – упрощенная форма отчетности, сравнительно небольшие штрафы и отсутствие необходимости в составлении учредительных документов. Это поможет упростить работу и вопрос о том, как создать свое кафе, вряд ли вызовет затруднения.

Но есть недостатки:

• за долги индивидуальный предприниматель будет расплачиваться своим имуществом;
• невозможно получить лицензию на алкоголь.

ИП может продавать только пиво или сидры. А если владелец ИП – сельхозпроизводитель, то к списку добавляются вина собственного производства.

Особенности ООО

Владея ООО, вы не рискуете своим имуществом в случае банкротства, но должны вести более строгую отчетность. За деятельностью ООО пристально следят, а сумма штрафа в случае правонарушения будет выше, чем у ИП.

Но у ООО есть важное преимущество – возможность привлекать деньги частных инвесторов. Это позволит бизнесу динамично развиваться на заемные средства без обращения к помощи банков.

Налоговый режим

После регистрации бизнеса нужно подать документы на выбор формы налогообложения. Если этого не сделать, то будет установленная государством общая форма налогообложения, которая требует серьезной отчетности и невыгодна для ведения деятельности малым бизнесом.

Рациональнее всего выбрать упрощенную или патентную систему налогообложения. У них есть особенности, которые делают эти налоговые системы наиболее привлекательными для малого бизнеса и заведений общепита в частности.

Особенности УСН

УСН – это упрощенный налоговый режим для малого бизнеса. Он хорошо подходит небольшим кафе и ресторанам, владельцы которых пока не готовы прибегать к услугам бухгалтеров.

УСН существует в двух видах:

• «доходы»;
• «доходы минус расходы».

В первом случае предприниматель заплатит 6 % от доходов заведения, а во втором – 15 % от его чистой прибыли. Иной разницы между двумя налоговыми системами не существует. Те же ограничения на годовую выручку и количество персонала, с которыми можно заключить трудовой договор.

Особенности ПСН

ПСН – налоговая система, предполагающая покупку особого патента по фиксированной цене. Стоимость патента – 6 % от возможного дохода.

Преимущество патентной системы налогообложения очевидно: вы сразу знаете, сколько нужно заплатить, а в случае если ваши доходы оказались существенно выше потенциальных, еще и сэкономите крупную сумму.

Главный недостаток – невозможность многими начинающими предпринимателями оценить перспективы бизнеса. Иногда доходы заведения оказываются существенно ниже потенциальных, поэтому ПСН становится попросту невыгодным.

У патентной налоговой системы есть и другие особенности:

• она предназначена только для ИП;
• можно нанять до 15 сотрудников;
• площадь помещения не более 150 кв. м.

На старте ограничения не окажутся заметными, а в будущем налоговую систему всегда можно сменить. Поэтому ПСН – хороший вариант для простого старта.

Какие документы нужны на регистрацию ООО и ИП

Сейчас открыть ИП или ООО значительно проще. Часто для подачи документов даже не нужно выходить из дома.

Принято считать, что ИП подходит для заведения общепита лучше всего благодаря простой процедуре регистрации и доступности с точки зрения финансов. Это действительно так, хотя в последние годы существенных различий между открытием ИП и ООО не существует.

Чтобы открыть ИП, потребуется подготовить следующие документы:

• заявление по форме Р21001;
• паспорт гражданина РФ;
• квитанция об уплате пошлины.

Открыть ООО немного дороже, чем ИП: требуется подготовить учредительные документы, внести уставной капитал и заплатить пошлину в размере 4 тыс. руб.

Но сейчас даже ООО можно зарегистрировать с помощью банковских сервисов, сэкономить на уплате госпошлины и сразу получить расчетный счет.

Для открытия ООО потребуются следующие документы:

• заявление по форме Р11001;
• устав ООО в двух экземплярах;
• решение о создании или протокол об учреждении (нужен, если у бизнеса больше одного учредителя);
• квитанция об уплате государственной пошлины.

Счет в банке и кассовый аппарат

Согласно закону 54-ФЗ, у предпринимателя должна быть касса для ведения бизнеса. Но рынок кассового оборудования огромен, поэтому у вас всегда будет возможность выбрать оптимальное решение, которое упростит вашу работу и не будет стоить дорого.

Вам потребуется:

• приобрести кассовое оборудование у авторизованного продавца. Возможен вариант с арендой;
• заключить договор ОФД;
• зарегистрировать кассовое оборудование в ФНС и ОФД;
• внести регистрационный номер и отправить данные регистрации в ФНС;
• дождаться одобрения регистрации.

Важно отметить: покупать кассовое оборудование необходимо исходя не только из его стоимости, но и потребностей бизнеса. Небольшой точке не нужно многого. Подойдет онлайн-касса с функцией эквайринга (платежей по карте). Она компактна, позволяет вести простой учет, легка в использовании.

Документы на помещение – СЭС, пожарная инспекция и прочее

Помещение кафе или ресторана должно соответствовать санитарным и пожарным нормам.

Для получения разрешения на открытие кафе от СЭС и пожарных инстанций необходимо подготовить помещение и собрать проектную документацию. Вы сильно упростите себе задачу, если арендуете помещение, в котором до этого уже было кафе или ресторан.

Вероятнее всего, вместе с договором аренды вы сразу получите пакет нужных документов. Оформлять их заново не придется, но вы будете сильно ограничены в возможностях ремонта: косметически изменить помещение возможно, но капитальный ремонт потребует повторного сбора документов.

Если же в помещении никогда не находились кафе или рестораны, оформлять документы придется самостоятельно. Важно лишь перед заключением договора аренды ознакомиться с положениями СанПин и убедиться, что место подходит для открытия заведения.

Чтобы получить разрешение СЭС, можно обратиться в проектную организацию, которая состоит в СРО. Специалисты подготовят помещение и документы за вас. Сейчас это довольно простая и доступная услуга на рынке.

Но если планируете получить разрешение самостоятельно, вам потребуется:

• установить систему пожарной безопасности. Установить сигнализацию, средства тушения, разработать схему эвакуации, назначить ответственное лицо;
• провести зонирование помещения в соответствии с нормами СЭС – кухня, склад, зал для гостей и т. д.;
• провести систему канализации, вентиляции, водоснабжения в соответствии с нормами СЭС;
• заключить договор с санитарными службами, составить журналы учета;
• составить проектную документацию, подать документы и получить санитарный паспорт.

Разрешения – лицензия на алкоголь

Получение лицензии – следующий шаг в открытии заведения. Она приобретается на год и стоит 65 тыс. руб.

Необходимо соблюдать ряд требований:

• заведение не должно находиться рядом со школами и детскими садами;
• отсутствие задолженностей;
• договор аренды – не менее 12 месяцев от получения лицензии.

Следовать правилам просто, а дополнительных документов не потребуется, поэтому сложностей с получением лицензии возникнуть не должно.

Техническая документация по кухне и оборудованию

Кухня, как и оборудование на ней, должны соответствовать нормам СЭС. Если в помещении раньше был общепит, то дополнительная работа чаще всего не требуется.

К оборудованию предъявляются следующие требования:

• изготовлено из материалов, соответствующих требованиям Роскомнадзора;
• приобретено официально;
• прошло сертификацию и соответствует стандартам заведения;
• имеет маркировку в соответствии с требованиями СЭС.

Чтобы получить разрешение от СЭС, ваша кухня должна соответствовать требованиям: все продукты хранятся в надлежащих условиях, и у вас есть технологические карты и другие документы, необходимые в работе.

Список необходимой документации для кафе обширен и может меняться в зависимости от помещения и даже региона, в котором вы планируете открывать заведение.

Документы по персоналу

Работа ресторана или кафе сопряжена с пристальным надзором проверяющих инстанций, поэтому все сотрудники заведения должны быть официально трудоустроены.

После оформления первого работника вам необходимо встать на учет в качестве страхователя. Подача заявления должна быть осуществлена не позже чем через 30 дней после оформления трудовых отношений.

Позаботьтесь, чтобы количество сотрудников не было выше того, что возможно в вашей налоговой системе. Также не забывайте, что у каждого работника должна быть медицинская книжка, подтверждающая право работать в заведениях общепита.

Все трудовые отношения должны быть подтверждены с помощью соответствующего перечня документов для кафе в оформлении трудовых отношений:

• договор;
• запись в трудовой книжке;
• документы со сведениями о сотрудниках, направленные в Пенсионный фонд.

Если у потенциального сотрудника нет гражданства России, потребуется подача уведомления в МВД России.

Помимо этого, вам необходимо разработать документы, регламентирующие условия труда в кафе или ресторане: должностные инструкции, журнал охраны труда.

Документы для потребителей (закон о защите прав, книга отзывов, журналы проверок и пр.)

Права клиентов также имеют значение, поэтому потребуется подготовить уголок потребителя, где будет отражена вся информация, которая поможет гостям кафе или ресторана в случае возникновения проблем:

• книга жалоб и предложений;
• юридическая информация о заведении;
• журнал проверок органами власти;
• копия лицензии на продажу алкоголя, заверенная нотариусом;
• телефоны экстренных служб.

Гости нечасто пользуются этой информацией, но ее наличие в виде документов – закон, который нужно соблюдать.

Документы на использовании музыки и ТВ

Для музыки можно использовать композиции со свободной лицензией либо заключить договор с РАО, ВОИС или правообладателем напрямую.

С телевизором дела обстоят подобным образом. Потребуется:

• договор с РАО;
• договор с цифровым оператором.

Юридическое оформление бизнеса кажется сложным только на первый взгляд. Российское законодательство внимательно следит за исполнением законов, но вместе с тем предлагает удобные и работающие механизмы для каждого человека, который решил начать бизнес, но пока не знает, как открыть свое кафе.