Необходимость возврата товаров может возникнуть даже в случае длительного и взаимовыгодного сотрудничества с поставщиком. При этом допустимые ситуации возврата продуктов обычно прописывают в договоре купли-продажи, но предпринимателю следует предусмотреть варианты возврата товара и самостоятельно изучить особенности документального оформления.

Когда требуется вернуть товар поставщику

И при однократном, и при постоянном сотрудничестве даже с крупнейшими поставщиками продуктов собственники торговых сетей, кафе и ресторанов сталкиваются с вопросом о возврате товаров. Особенно актуален он для ресторанного бизнеса, поскольку взаимодействие с поставщиком продуктов HoReCa обычно подразумевает оперативную замену товарных позиций в соответствии с условиями договора.

Согласно действующему законодательству, покупатель может вернуть товар поставщику в нескольких случаях:

• очевидный брак или реализация продукции по истечении срока годности;
• нарушение упаковки или условий транспортировки груза;
• поставка неполного комплекта;
• замена заказанных позиций без согласования с покупателем.

Одновременно с претензиями к качеству, ассортименту или комплектации товаров покупатель может вернуть продукт поставщику и при частичной реализации. Эти вопросы обговаривают при заключении сотрудничества и отражают их отдельным пунктом в договоре купли-продажи. Например, договоренность с поставщиком продуктов для фастфуда включает сезонное увеличение объема поставки товаров на склад покупателя. Однако при снижении естественного покупательского спроса остаток продуктов возвращают поставщику. Эти условия прописывают в пункте договора или дополнительного соглашения.

Особенности возврата продуктов питания

Хотя в случае работы с поставщиками продуктов питания нормы возврата контролирует не «Закон о защите прав потребителей», а Гражданский кодекс РФ, вернуть продукты покупатель может и в ситуациях, которые не прописаны в документах заключения сотрудничества:

• продукция с истекшим сроком годности или нарушением упаковки;
• несоответствие продукта образцу или описанию поставщика;
• наличие в составе продукта опасных и запрещенных пищевых добавок и т. д.

При этом в соответствии с условиями сотрудничества допускают возврат товара и денег, обмен на равноценный товар, обмен на товар с повышенной стоимостью. Предприниматели в ресторанной сфере обычно обговаривают с контрагентами претензии по качеству продуктов, зависящие от третьих лиц. Например, работа с поставщиком морепродуктов часто подразумевает длительный период доставки, в течение которого срок годности на продукцию может закончиться по вине логистической компании.

Варианты возврата продуктов

Независимо от причины возврата следует своевременно оформлять претензию поставщику и первичные бухгалтерские документы, для чего все варианты критического взаимодействия с партнерами разделяют на три основных категории. Документальное оформление возврата выполняют по установленной форме в письменном виде или в формате электронного документооборота.

Несоответствие качества или количества по вине поставщика

В случае когда брак или несоответствие ассортимента, упаковки и т. п. покупатель выявляет на момент приемки продукции, упрощаются дальнейшие действия. При своевременном обнаружении несоответствия представитель компании может просто не принимать товар по накладной от поставщика. При этом необходимо выбрать один из вариантов, допустимых договором купли-продажи, – возврат товара или обмен на аналогичные товарные позиции. Важно заранее обговорить с партнером ситуацию частичного брака. Даже при отказе принимать продукцию на момент поставки необходимо документальное оформление. Здесь следует приложить документ об отказе в приемке товара из-за выявленного несоответствия (брака, нарушения упаковки и т. п.). Его оформляют в форме накладной о возврате или унифицированной формы ТОРГ-12. Дополнительно прикладывают претензию к контрагенту. В течение пяти рабочих дней поставщик обязан скорректировать счет-фактуру с учетом изменений в накладной ТОРГ-12 и прислать ее покупателю.

Возврат товара после приемки

При работе с продуктами питания может потребоваться возврат товара после документального оформления приема-передачи. Обычно такие ситуации бывают в случае длительной работы с поставщиком и уверенности в замене брака или комплектации продукта. Однако и здесь возврат возможен только в течение допустимого условиями договора срока. Примером такого возврата может быть работа с поставщиком замороженных продуктов из другого региона: логистическая компания не соблюдала условия транспортировки грузов, в результате чего покупатель получил продукцию ненадлежащего качества, но поставщик не может сразу же провести возврат или замену товара, несмотря на его лояльность. В этом случае оформляют приемку по накладной ТОРГ-12 и составляют акт о несоответствии по накладной ТОРГ-2 в присутствии представителя контрагента или транспортной компании. Последним пунктом документального оформления возврата становится претензия.

После получения претензии и первичных документов о несоответствии товара по накладной поставщик повторно отправляет форму ТОРГ-12, по которой он будет принимать продукцию с браком назад. Такая схема называется обратной реализацией. Накладная ТОРГ-12 в этом случае оформляется аналогично документам первичной накладной. Схема обратной реализации не включает корректировку счета-фактуры, поскольку в этом случае достаточно пояснений о возврате некачественного товара.

Возврат товара в соответствии с условиями договора

Если соглашение подразумевает возврат нереализованной продукции на склад контрагента, схема взаимодействия аналогична обратной реализации, но не включает оформление накладной несоответствия ТОРГ-2 и претензии. Как правило, документы купли-продажи обозначают периоды вероятного возврата продукции в случае снижения покупательского спроса или других факторов, влияющих на объем реализации. В этом случае покупатель переходит в роль продавца и оформляет товарную накладную по форме ТОРГ-12 и счет-фактуру на возвратные товарные позиции. При этом поставщик будет принимать товар по механике прямой реализации и заполнять соответствующие первичные бухгалтерские документы.

Необходимые документы

При возврате товара следует соблюсти все документальные формальности и учесть требования к накладным по формам ТОРГ-12 и ТОРГ-2, чтобы процедура имела юридическую силу. Все требования к качеству, объему и срокам поставки важно прописывать в договоре купли-продажи. Именно он становится страховкой от несоответствия поставки и дает возможность не принимать продукцию ненадлежащего качества. Кроме того, в случае проблем с поставкой следует оформлять документы приема-передачи в присутствии представителя контрагента или третьих лиц (водителя или экспедитора). Юридическое основание для возврата товара – своевременно оформленная претензия и товарные накладные по форме ТОРГ-12 и ТОРГ-2. При этом поставщик обязан прислать корректировку счета-фактуры с учетом бракованных или недостающих позиций.

Когда товар нельзя вернуть поставщику

В некоторых случаях продукты невозможно вернуть поставщику даже при соблюдении установленных в договоре сроков. Прежде всего это касается ситуаций, не оговоренных на старте сотрудничества. Например, при заказе покупатель не обговаривает конкретный формат упаковки, объема или количества поставки товарной категории. При этом в соответствии с договором купли-продажи продукт не считается некачественным и несоответствующим условиям соглашения, а покупатель обязан принимать товар по текущим накладной и счету-фактуре.

Каждый случай возврата товара поставщику рассматривается в индивидуальном порядке, но все их можно объединить в три категории, для каждой из которых существует собственная схема документального оформления. Самый простой способ – отказ принимать несоответствующую продукцию при поставке, однако в реальной жизни чаще применяют схему обратной реализации и корректировки счета-фактуры.