Поставщики играют важную роль в деятельности общепита. Прибыль бизнеса напрямую зависит от качества продуктов, предоставляемых партнером. Поэтому к выбору поставщика необходимо подходить особенно тщательно, проверяя не только его ассортимент и качество товара, но и репутацию на рынке.

Особенности выбора продуктов для общепита

Российский рынок отличается большим выбором продукции для ресторанов, кафе и других предприятий общепита. Основные требования, предъявляемые большинством покупателей, – вкус, качество и безопасность.

Ассортимент необходимых продуктов для общепита определяет профиль заведения. Так, список продукции для итальянской пиццерии и индийского ресторана будет существенно различаться.

И всё же существует ряд универсальных продуктов, которые необходимы почти везде.

К ним относят следующие виды:

• мука;
• крупы;
• мясо и рыба (в том числе их консервация);
• молоко и молочная продукция;
  
  
• колбасные изделия;
• сыры;
  
  
• чай, кофе, какао-порошок.

Дополнительно в этот список могут входить соусы (майонез, кетчуп), десерты и кондитерские изделия, напитки, в том числе алкогольные. Список овощей и фруктов периодически меняется не только из-за профиля заведения, но и из-за сезона. Многие рестораны премиум-класса не подают «несезонные» продукты, объясняя это недостаточным качеством фруктов и овощей, выращенных в теплицах.

Широкий ассортимент напитков может стать конкурентным преимуществом, поэтому многие компании, работающие в сфере общепита, стараются увеличить выбор чая, кофе, соков, алкоголя. Продажа последнего требует получения специальной лицензии.

Напитки условно можно поделить на алкогольные и безалкогольные освежающие (соки, лимонады, коктейли). В отдельную категорию входят чаи, кофе и какао. В зависимости от профиля формируется винная, барная или коктейльная карта.

Как определить ассортимент и объем продуктов для закупок

Ассортимент и объем сырья, закупаемого у поставщика, зависит от типа заведения, кухни, среднего количества посетителей. Значение имеет и срок годности продуктов.

Для выявления потребности ресторана или кафе в продуктах питания анализируются следующих факторы:

• объем закупок в предыдущий период и количество остатков по ним;
• средняя и прогнозируемая посещаемость заведения;
• средний чек;
• продуктовые затраты на блюда в соответствии с технологическими картами и стандартами используемых рецептур;
• нормы выхода и размеры порций.

Учитываются цены на сырье, условия работы с поставщиком. Например, при закупке больших партий партнер предлагает скидку или дополнительный товар. В расчет берутся праздники, выходные, возможные акции или спецпредложения, проводимые компанией в маркетинговых целях.

Значение имеет сезон и погодные условия. Летом посещаемость ресторанов и кафе (особенно при наличии летних террас) существенно выше, чем зимой. То же самое касается и погодных факторов. В дождь и непогоду посетителей будет на порядок меньше. Поэтому при формировании плана закупок многие владельцы ресторанного бизнеса сверяются с прогнозом погоды.

После определения перечня и объема требуемых закупок к нему добавляется запас в размере 20–30 %.

Требования к поставщику

Завоевать клиентуру ресторанный бизнес может только с помощью вкусных и свежих блюд. Оригинальный интерьер и вышколенные официанты не компенсируют недостатки меню. Поэтому к поставщикам предъявляются исключительно жесткие требования и стандарты.

Помимо широкого ассортимента и высокого качества продукции, от них ждут экологической безопасности, соответствия нормативам и требованиям законодательства.

Внимание уделяется организации доставки. Надежность и обязательность – главные качества ответственного поставщика, поэтому при возможности компании-заказчики проверяют репутацию потенциального партнера через отзывы и рекомендации других его клиентов.

Как выбрать надежного поставщика

Выстраивание системы закупок для ресторанов кафе и других предприятий общепита начинается с определения цены продукции и оценки ее качества.

Далее поставщика оценивают по следующим параметрам:

• предлагаемые условия оплаты;
• возможность организации поставок требуемого объема заказов;
• поставка продукции одинаково высокого качества вне зависимости от сезона и других обстоятельств;
• опыт работы на рынке;
• способность соблюдать график поставок;
• организация доставки и способы хранения продукции.

Поставщик должен уметь адаптироваться в условиях форс-мажора или нештатной ситуации, быть готовым к долгосрочному партнерству.

Крупные рестораны нередко проводят многоуровневый аудит продукции, оценивая ее качество и соответствие стандартам. Проверяется юридическая чистота поставщика, анализируется финансовая стабильность компании. Последняя гарантирует, что потенциальный партнер проработает на рынке довольно долго и не исчезнет через пару месяцев.

Если речь идет о сетевом ресторанном бизнесе и размещении больших по объему заказов, то покупатель может настоять на посещении производства, склада, оценке транспорта, занимающегося перевозкой продуктов питания.

Компания-поставщик обязательно проверяется на сайте налоговой и в реестре недобросовестных поставщиков на официальном сайте. Покупатель может запросить документы и сертификаты, подтверждающее качество реализуемой продукции.

Многие обращают внимание на географическое расположение поставщика. Однако зачастую это неважно. Современное оборудование позволяет оперативно и без ущерба качеству и внешнему виду доставить товар с другого конца страны. При этом существует большая вероятность, что даже с такой доставкой закупка обойдется дешевле, чем в компании из того же города, где расположен ресторан.

Как и где искать поставщиков

Выбор канала поставок зависит от уровня открываемого заведения общепита. Небольшие столовые среднего ценового сегмента в качестве поставщика чаще всего выбирают оптовые базы. Компания оценивает качество продуктов, уровень цен, возможности доставки или самовывоза. То же касается небольших кафе в маленьких городах, которые организуют поставки через платформы оптовых закупок.

В ресторанном бизнесе, особенно в категории премиум, всё немного иначе. Здесь во главе стоит качество продукции. Ресторан готов за него платить высокую цену – это всё равно окупится. В качестве поставщиков экзотических продуктов часто выбираются импортеры.

Существует несколько способов найти поставщиков:

• интернет. Надежные поставщики не всегда попадают в топ, поэтому для поиска потенциального партнера стоит проанализировать несколько страниц в выдаче. Одновременно запрашиваются прайсы и условия поставок;
• ярмарки и выставки. Еженедельно по всей стране проводятся десятки выставок. Подходящих поставщиков для бизнеса можно найти и на ярмарках в регионах, но больше всего шансов на всероссийских и международных выставках;
• рынки. На крупных рынках закупаются многие известные рестораны. И дело не только в свежести продукции, но и в цене. В сезон она ниже, чем у большинства поставщиков;
• разведка. Анализ конкурентов – необходимое условие открытия предприятия общепита. В процессе можно получить информацию о поставщиках, работающих с особо успешными конкурентами.

Почти каждая компания, работающая в секторе общепита, имеет свою страницу в сети. На ней можно разместить объявление о заинтересованности в долгосрочном сотрудничестве с надежными поставщиками. Это особенно актуально для заведений, реализующих крафтовые продукты питания: кондитерские изделия ручной работы, фермерские сыры и колбасы. При этом не стоит забывать о наличии у таких поставщиков всех необходимых сертификатов и соответствии их продукции стандартам качества.

Большинство компаний сталкиваются со следующим вопросом: что лучше – иметь один канал поставки, закрывающий все объемы и потребности, или несколько для подстраховки на случай форс-мажора.

Некоторые представители ресторанного бизнеса считают, что оптимальный вариант – завести на каждое направление продукции отдельного поставщика. Договор заключается посредством тендера, к тому же у заведения имеются страхующие варианты, к которым можно обратиться при форс-мажоре.

Второй вариант – договор с крупной компанией, которая может предложить большой ассортимент и отлаженную логистику. Например, Frost26 – поставщик продуктов питания в HoReCa в СКФО – имеет в своем ассортименте не только стандартные продукты (мясо, молоко, сыры), но и специи, деликатесы, товары для японской кухни и продукты для правильного питания. Ассортимент постоянно пополняется.

Обновление меню тоже происходит регулярно. Новые ресторанные тренды иногда требуют нетипичных для региона продуктов, и удовлетворить эту потребность в нужном объеме может не каждый мелкий поставщик.

Как заключить договор

Заключение договора с поставщиком – важный момент ведения бизнеса. В документе необходимо подробно прописать всё, что может повлиять на качество продукции и сроки ее поставки.

В договоре указывается:

• цена товара и объем закупок;
• возможные бонусы (скидки при оплате без отсрочки или предоплате);
• минимальный объем заказа;
• гарантийные условия;
• сроки и условия оплаты;
• условия возврата;
• штрафные санкции при неисполнении условий договора со стороны поставщика и покупателя.

В отдельном приложении можно прописать наличие у поставщика всех необходимых лицензий и сертификатов.

Как настроить работу с поставщиком

Организация канала поставки продуктов питания требует не только опыта и знаний, но и определенной изобретательности.

Так, при малой потребности в дорогостоящем виде товара можно скооперироваться с другими кафе и ресторанами, гарантировав поставщику достаточный объем для заказа. Это позволит получить и нужный продукт, и скидку к базовой цене.

Еще до начала работы стоит заказать пробную партию. Многие поставщики не берут плату за пробники или ставят на них максимально низкую цену.

Работа с отечественными поставщиками особенно выгодна, если речь идет о продуктах с малым сроком годности. Быстрая доставка позволяет избежать манипуляций с хранением и использования консервантов.

Еще один вариант – обсуждение меню и калькуляции блюд с поставщиком. Хорошо зная рынок, он может подсказать альтернативные варианты продуктов, которые окажутся выгодны в плане цены и не скажутся на вкусовых характеристиках блюда.

Риски

Главный риск любого ресторана, кафе или столовой – нарваться на недобросовестного поставщика, поэтому вопросам качества и соответствия стандартам уделяется особое внимание. Нередки ситуации, когда партнер, поставив несколько партий качественной продукции, постепенно начинает снижать планку, поэтому контроль должен быть постоянным.

Еще один риск связан с большим количеством поставщиков по разным направлениям. Несколько поставок в течение дня отвлекают персонал и привносят в работу заведения ненужную суету. В этом случае предпочтительнее иметь одного или двух крупных партеров, обеспечивающих все потребности ресторанного бизнеса.