Идеи открыть кафе с нуля и запустить собственный ресторанный бизнес, несмотря на перспективные концепции развития, часто тормозят из-за стереотипов о сложности оформления документов и отсутствия пошаговой инструкции, как открыть кафе.

Мониторинг внешней среды

Первое, что нужно для открытия кафе, – развернутый анализ внешней ситуации в регионе и на рынке, а также анализ собственных ресурсов. Запуск успешной ресторанной деятельности должен быть основан на актуальных потребностях целевой аудитории, а не только на желании учредителя. Для этого проводят мониторинг заведений общепита в отдельном городе или регионе, оценивают посещаемость ресторанов, отслеживают спрос на форматы общепита и эффективные стратегии развития. На этом этапе важно корректно оценить и собственные возможности: сколько кадровых и финансовых ресурсов нужно, чтобы открыть кафе или ресторан.

Выбор концепции

На основе проведенного анализа утверждают формат заведения общественного питания и предварительный план его развития. Выбор концепции является базисом в решении открыть общепит, поскольку определяет не только маркетинговую и финансовую политику, но и другие нюансы ресторанного бизнеса: порядок регистрации деятельности в налоговых органах и оформление документов в СЭС, пожарной инспекции и т. д. В зависимости от внутренних и внешних факторов выбирают соответствующий формат:

• классический ресторан;
• точка продукции навынос;
• доставка;
• павильон на фуд-корте и т. д.

Кроме того, одновременно с форматом заведения следует определить и его статус – открытие по франшизе или собственный бизнес. При этом приобретение франшизы часто упрощает ведение деятельности и подготовку документов, поскольку собственник обеспечивает франчайзи нужными рекламными и учредительными документами, помогает оформить заявления в государственные инстанции и СЭС и получить налоговые и другие разрешающие деятельность документы. Однако такое сотрудничество ограничивает рамки развития и требует соблюдения установленных учредителем требований оформления рекламных материалов, подачи блюд и позиционирования на рынке.

Брендинг

Разработка основ маркетингового продвижения происходит еще на этапе создания бизнес-плана точки общественного питания. Прежде всего следует утвердить юридическое и официальное название кафе или ресторана и его общую концепцию позиционирования. При этом определяют ключевые элементы айдентики (логотип, слоган, фирменный стиль и цвета) и каналы коммуникации с целевой аудиторией. На этом этапе выполняют полный анализ потенциального потребителя и составляют портрет клиента, поскольку именно на потребности и спрос аудитории ориентируются при последующей разработке конкретных маркетинговых акций. Кроме того, элементы брендинга учитывают при подаче заявления на регистрацию юридического лица и получение разрешительных документов.

Регистрация юридического лица

Вне зависимости от выбранного формата ведения предпринимательской деятельности для открытия общепита потребуется согласование с государственными органами. Прежде всего следует выбрать форму собственности и зарегистрировать предприятие в налоговом органе. Важным фактором при этом является концепция заведения и планируемый ассортимент продукции:

• ИП актуально для небольших предприятий общественного питания без торговли алкоголем (допустима продажа пива, сидра и других слабоалкогольных напитков).
• ООО подходит для регистрации классического ресторана или бара, однако увеличивает список необходимых для регистрации учредительных документов и добавляет бухгалтерскую отчетность.

Многие учредители стартуют с оформления документов ИП, а впоследствии расширяют деятельность и подают заявление на регистрацию бара отдельно в формате ООО. Такая форма добавляет отчетные документы и усложняет ежедневную отчетность сотрудников, поскольку подразумевает отдельные чеки для продукции кухни и бара.

Для подачи заявления на регистрацию в налоговом органе необходимо выбрать вид деятельности ОКВЭД и форму налогообложения. В случае принятия решения о торговле алкоголем в баре или ресторане одновременно с подачей документов в налоговую следует оформить лицензию на торговлю алкогольной продукцией в соответствующем региональном органе (конкретная инстанция лицензирования определяется субъектом РФ). Получить документы на лицензию для продажи алкоголя можно на срок от одного года до пяти лет.

Выбор помещения

Успех отдельного заведения во многом определяет его местоположение, если кафе и ресторан работают не только в формате доставки. С чего начать поиск помещения под ресторан или кафе, зависит от выбранной концепции:

• отдельно стоящее здание;
• помещение внутри жилого комплекса или бизнес-центра;
• точка на фуд-корте или в гастромаркете;
• фуд-трак и т. д.

К помещениям заведений общественного питания СЭС выставляет дополнительные требования, поэтому часто заключения договора с собственником недостаточно – может потребоваться перепланировка и реорганизация торгового и производственного помещений и предоставление соответствующих документов. Запуск ресторанного бизнеса возможен только после выдачи разрешения от Роспотребнадзора о пригодности помещения для такого вида деятельности. Получение разрешения на ведение ресторанного бизнеса в конкретном помещении упрощает заключение договора аренды на то помещение, где ранее уже располагалось заведение общественного питания. В случае размещения кафе или ресторана в помещении свободного назначения необходимо заключить договор с проектной организацией и подать заявление на получение разрешающих документов. Кроме того, важно учитывать, что при планировании торговли алкоголем срок договора аренды должен быть выше минимального срока лицензии и составлять как минимум один год.

Оформление документов

Прежде чем ответить на вопрос, какие документы нужны для открытия кафе, следует определиться с типом помещения и утвердить формат работы заведения. Чтобы получить соответствующие документы и разрешение СЭС на открытие кафе, нужно заключить договоры на вывоз, утилизацию и размещение отходов с учетом их класса. В ряде случаев договоры с подрядчиками заключает арендодатель. Кроме того, во избежание штрафа стоит сразу же заключить договоры для соблюдения санитарных норм: договор о дератизации и дезинсекции, а также договор о лабораторных исследованиях воды и продукции.

Важный фактор при открытии заведения общественного питания – получение разрешения на ведение ресторанного бизнеса в Госпожнадзоре. Получить разрешение в пожарной инспекции особенно актуально в случае перепланировки помещения или смене его типа. Организация пространства внутри помещения общепита должна соответствовать требованиям СЭС:

• соблюдение норм хранения скоропортящихся продуктов;
• обеспечение правильного товарного соседства;
• предоставление документов и сертификатов на продукцию;
• выполнение нормативов по обработке продуктов и т. д.

Чтобы получить разрешение на ведение ресторанного бизнеса, следует подготовить комплект документов и по техническому состоянию помещения – СЭС и пожарный контроль одновременно требуют соблюдение норм инженерных систем: системы вентиляции, канализации и водоснабжения, зонирование производственных и торговых помещений. Кроме того, комплект документов должен включать санитарный паспорт объекта и программу производственного контроля.

Дизайн и меню

Заключительным этапом открытия собственного ресторанного бизнеса становится окончательная проработка маркетинговой стратегии и оформления заведения общественного питания. Здесь происходит согласование наружного оформления в региональном Комитете по рекламе или ином регламентирующем органе. Получить разрешение на монтаж рекламной конструкции можно при подаче комплекта документов: заявления, технических характеристик вывески и фотофиксации к фасаду помещения. При этом рекламная конструкция должна соответствовать региональным требованиям к размерам, материалам и подсветке вывески.

Совместно с шеф-поваром, начальником производства и дизайнером разрабатывают внутренние документы: технологические карты блюд, варианты сервировки и подачи, дизайн меню и внутреннего оформления помещения. Даже при получении всех разрешающих документов от СЭС, налоговых и пожарных органов успех заведения общественного питания связан в первую очередь с эффективной разработкой меню и маркетинговой стратегии.

Несмотря на то что открытие ресторанного бизнеса связано с рядом сложностей в получении разрешений от налоговых органов и СЭС, пошаговый план помогает открыть собственный ресторан или кафе, снизить затраты и исключить вероятность штрафов от контролирующих инстанций. Корректный выбор помещения и своевременная подача заявлений в нужные государственные органы позволяют получить все нужные для открытия документы и разрешения и способствуют соответствию фактических затрат на открытие изначальному бизнес-плану.