Поставщик продуктов питания в HoReCa в СКФО

8 800 700 20 19

Работа с поставщиками продуктов питания: переговоры, организация работы, заключение договора

Работа с поставщиками продуктов питания: переговоры, организация работы, заключение договора

Содержание:

  1. Этапы работы с поставщиком: общий алгоритм
  2. Переговоры сторон
  3. Договор поставки продуктов питания
  4. Организация работы с поставщиком

Для бесперебойной работы ресторана или кафе необходимо наладить работу с поставщиками продуктов питания. Выбрать их – полдела, необходимо еще и грамотное заключение договоров с поставщиками. В таких документах будут прописаны нюансы дальнейшего сотрудничества и организации работы.

Этапы работы с поставщиком: общий алгоритм

Своевременная доставка продуктов питания – залог успешной работы заведения. Клиент при просмотре меню желает получить любое понравившееся блюдо из него, а не только то, что есть в наличии сейчас. Должно быть на высоте и качество каждого ингредиента блюда.

Чтобы правильно работать с поставщиками, необходимо:

  1. Провести переговоры. На этапе переговоров стороны обсуждают все нюансы дальнейшего сотрудничества.
  2. Составить и подписать договор. Соглашение должно быть максимально подробным, чтобы исключить возможные недопонимания между сторонами.
  3. Организовать работу. Нужно наладить сбор и подачу заявок, организовать их приемку и работу с документацией.

На каждое направление можно завести отдельного поставщика. Направления обычно подразделяются: мясо, рыба, овощи и фрукты, бакалея и другие. Это необязательно – некоторые крупные партнеры специализируются на разных группах товаров. Со временем вы поймете, как выбирать проверенных поставщиков, работающих на рынке не один год и имеющих хорошую репутацию.

Переговоры сторон

Переговоры с поставщиками начинаются с предварительной подготовки ответственных лиц. Чтобы учесть все нюансы, стоит заранее составить план и придерживаться его.

Приблизительный план вопросов для обсуждения:

  1. Постоянный ассортимент.

Поставщик должен иметь постоянный ассортимент продуктов. Товары из основного прайса всегда должны быть в наличии. Требуйте от поставщика обязательного информирования, если планируется вывод какой-либо позиции из продажи, временное приостановление поставок, любые изменения по качеству и составу.

  1. Развитие ассортимента.

Уточните, планирует ли поставщик расширять ассортимент и внедрять постоянные или сезонные новинки. Опираясь на эту информацию, вы сможете также вводить новые постоянные или временные позиции в меню, а не повторно выбирать поставщика для кафе или ресторана.

  1. Информирование об изменении цен.

Внимательно ознакомьтесь с прайсом компании и сравните его с конкурентами. По возможности при заключении договора с поставщиками пропишите, чтобы цены действовали определенный промежуток времени без возможности их повышения.

Требуйте включить пункт об обязательном и заблаговременном информировании об изменении цен на товары. Это позволит вам прогнозировать повышение цен в заведении или вывод из меню подорожавшего, но не особо востребованного блюда.

  1. Налаженная логистика.

Достаточное наличие собственного транспорта у поставщика косвенно гарантирует, что товар будет доставлен без задержек.

Установите график поставок и обсудите возможность дополнительного заказа в случае непредвиденной ситуации.

  1. Минимальный размер заказа.

Определите размер минимального заказа в сумме или количестве поставляемых товаров. Клиент не хочет остаться без товара, исполнитель не желает терпеть убытки, поэтому этот момент так важен.

  1. Возврат продукции.

Включите пункт о возможности частичного или полного возврата нереализованной продукции. При открытии нового заведения вы можете ошибиться при расчете заявок, поэтому важно минимизировать вероятные убытки.

Если исполнитель не хочет идти на уступки, ищите выход на руководителя – именно он вправе выполнить ваши требования или пойти на компромисс.

  1. Ответственность поставщика за несоблюдение условий работы.

Срывы сроков, доставка не того товара, что был заказан, завоз некачественного товара, товара с браком или с подходящими сроками годности – всё это повредит вашей работе.

Пропишите размер неустойки и все случаи, когда поставщик будет обязан ее выплатить.

  1. Подтверждающая документация.

У поставщика должны быть в порядке документы, подтверждающие качество продукции. Ознакомьтесь с ними до заключения соглашения.

Сертификаты, санитарную документацию, справки и другие документы поставщик обязан вам предоставить и по необходимости обновлять их.

  1. Форма оплаты и отсрочки по платежам.

Форма оплаты – это наличный или безналичный расчет. Вне зависимости от выбранной формы пропишите возможность отсроченного платежа на определенное количество рабочих дней.

Если согласованный промежуток времени вас не устраивает, в дальнейшем вы можете повторно вернуться к этому вопросу и попытаться увеличить количество дней отсрочки.

  1. Скидки и торг.

При ознакомлении с прайсом торгуйтесь. Есть вероятность, что у поставщика несколько вариантов цен на товар, например, розница, оптовые цены, крупный опт, и он может предложить более выгодные для вас цены на товар.

Обсудите систему скидок. Это могут быть постоянные скидки, зависящие от суммы заказа, накопительная система или периодические скидки для стимулирования продаж.

  1. Бесплатные образцы продуктов.

Если поставщик вводит в ассортимент новинку, просите предоставить бесплатные образцы. Это поможет вам в формировании и коррекции меню.

Также попросите образцы перед заключением соглашения. Вам необходимо убедиться в качестве предлагаемого товара.

  1. Предоставление обучающего и рекламного материала, промо.

Спросите, есть ли у поставщика возможность предоставлять вам рекламные или обучающие материалы, промотовары. Это могут рекламные листовки, брошюры с рецептами, информационные листовки, сувениры или одежда для сотрудников с логотипами.

Те же листовки и одежда вам пригодятся для проведения промоакций и сэкономят бюджет.

  1. Дополнительные бонусы.

Обсудите, может ли поставщик предоставить вам бесплатное оборудование и какая из сторон будет заниматься его обслуживанием. Также можно обсудить ряд других вопросов, с помощью которых вы сможете уменьшить затраты на товар.

  1. Упаковка.

Ознакомьтесь с упаковкой поставляемой продукции. Качественная упаковка уменьшает вероятность, что продукция повредится при транспортировке.

Договор поставки продуктов питания

Овощи и фрукты в пластмассовом ящике.jpeg

После проведения переговоров и обсуждения сторонами всех нюансов взаимной работы необходимо составить и заключить договор с поставщиком.

Гражданское законодательство РФ дает подробную информацию, как должен быть составлен договор поставки продуктов питания, чтобы он действовал на территории страны.

Сначала идет преамбула – она содержит информацию, напрямую связанную с контрагентами:

  • разновидность соглашения, в вашем случае – договор поставки продуктов питания;
  • место (населенный пункт), где заключается соглашение;
  • дата заключения договора;
  • названия организаций, фамилия и инициалы представителей сторон;
  • роли сторон – кто заказчик, кто поставщик.

Далее в документе прописывается раздел с существенными и дополнительными условиями. При отсутствии в документе существенных условий договор не будет иметь юридической силы. Дополнительные условия включаются по желанию сторон и не являются обязательными.

Основная часть соглашения содержит в себе предмет договора. Указывается информация, что именно обязуется поставлять исполнитель, количество и ассортимент товара и другая информация, касающаяся предмета договора.

Далее следуют права и обязанности сторон. Формулировки для этого раздела могут быть любыми, права и обязанности прописываются сторонами самостоятельно.

В разделе с заключительными положениями прописываются все нюансы, которые не могут быть включены в другие разделы, но имеют значение при заключении договора. Например:

  • с какого момента документ приобретает юридическую силу. Можно прописать определенную дату или включить формулировку «с момента подписания сторонами»;
  • каким образом стороны обязуются решать споры и разногласия. Пропишите, что споры будут решаться посредством переговоров, а в случае невозможности принятия общего решения – через суд;
  • возможность подписания соглашения в электронном варианте. Это удобно, когда исполнитель находится в другом регионе;
  • какие документы клиент требует при доставке продуктов у поставщика. Вы можете указать необходимость составлять акт приема-передачи или возможность подписания накладной.

В конце документа указываются реквизиты сторон и их юридические адреса.

Вне зависимости от вашего решения, где закупать продукты для кафе, – через посредника или работая напрямую с производителем, – документ будет выглядеть одинаково.

Организация работы с поставщиком

Переговоры с поставщиком.jpg

После подписания документов необходима правильная организация работы с поставщиком, систематизация заказов и контроля за остатками. Особенно это важно, когда поставщиков несколько.

Учет поставщиков может быть ручным и автоматизированным.

При ручном учете клиент назначает ответственное лицо, которое заводит папку для каждого поставщика и собирает все относящиеся к поставщику документы:

  • договор поставки;
  • документы о товаре: сертификаты, справки, свидетельства, санитарную документацию;
  • документы поставок: накладные, чеки, счет-фактуры, акты приема-передачи, акты списания и другие;
  • журнал поставок с подробной информацией о заявках и предполагаемых сроках их исполнения.

При автоматизированном учете клиент использует специальные товароучетные программы. Автоматизированный способ подходит для крупного ресторана или сети.

Для контроля за остатками, сбора заявок и передачи их поставщику в заведении должен работать менеджер по закупкам или отдел закупок. В обязанности ответственного лица входит:

  1. Составление ЛУП (листа утвержденных продуктов).
    В первую очередь ответственное лицо составляет ЛУП. Для удобства контроля списков должно быть несколько. Скоропортящийся товар, который нужно заказывать ежедневно, продукты с длительным сроком хранения – вы сами решаете, по какому признаку ваш работник сформирует списки.
  2. Контроль остатков.
    Каждое утро менеджер проводит инвентаризацию холодильников и складских помещений, общается с шеф-поваром и старшим барменом, сверяется со списками товаров, составляет заявки в письменном виде, контролирует остатки.
  3. Подача заявки.
    После составления заявки клиент передает ее поставщику.
    Старайтесь делать заявки в письменном виде, отправляя их по электронной почте или с помощью мессенджеров. Такой вариант убережет вас от возможных споров с поставщиком, если он привезет не всё по списку или заменит один товар другим.
    К тому же контролировать заявки, поданные в письменном виде, когда поставщиков несколько, проще.
    Если в дополнительные условия вы не включили пункт о времени доставки, то в заявке прописывайте день и время, когда хотите получить товар.
    Если от поставщика по заявкам приезжает торговый представитель, просите показать подтверждение, что отправлена правильная заявка.
  4. Передача информации по заявке другим сотрудникам организации.
    После подачи заявки сотрудник клиента должен передать информацию по заявке в бухгалтерию и лицам, ответственным за прием товара.
  5. Прием и распределение товара.

При приемке внимательно проверяйте документацию и ее соответствие привезенным продуктам. Даже неоднократное успешное взаимодействие с поставщиками и их ответственное отношение к работе не гарантируют полного отсутствия ошибок.

Сотрудник склада должен проверить и сам товар: целостность упаковки, вес товара, количество продукции, наличие или отсутствие различного рода брака, сроки годности товара.

Заключительный, но необязательный этап организации работы с поставщиками по закупкам, – возврат товара.

Если прописана возможность частичного или полного возврата нереализованной продукции, то к каждой доставке необходимо подготовить товар на возврат и сопроводительную документацию. Часть нереализованных продуктов, которую исполнитель не забрал, подлежит списанию и уничтожению.

Закупка продуктов для кафе – сложный процесс, требующий, чтобы владелец максимально внимательно относился ко всем текущим процессам и контролировал работу, особенно когда заведение только открылось.