Владельцам компаний, ведущих бизнес в сфере общепита, важно понимать, как правильно выбрать поставщика продуктов, потому что от этого зависит прибыльность и успешность работы заведения или магазина. Надежность и своевременность поставок определяют бесперебойность их работы, а договоренности по ценовой политике – рентабельность всего бизнеса.

Особенности выбора продуктов

Чтобы выбрать и закупить продукты для заведений общепита (магазинов, кафе, ресторанов и т. д.), нужно исходить из их профиля. Ассортимент товаров для этой категории бизнеса очень широк. Поэтому поиск поставщиков требует времени и профессионализма. Необходимо грамотно проанализировать структуру себестоимости и правильно определить долю закупаемых продуктов.

Подбор ассортимента для кафе или ресторана определяется особенностями заведений, их категорией. При этом есть ряд позиций, которые необходимы в любом общепите:

• продукты правильного питания;
• хлебобулочные изделия;
• молочные продукты;
• мясные продукты;
• полуфабрикаты;
• кондитерские изделия;
• десерты;
• напитки.

Существуют правила расчетов нужного количества ингредиентов, соблюдение которых поможет повысить рентабельность.

Количество продуктов и ассортимент

Процент стоимости продуктов питания – это показатель того, какая часть доходов заведения уходит на закупки ингредиентов. В среднем для ресторанов этот показатель составляет 25–35 %.

Формула расчета = (себестоимость продуктов / сумма выручки) х 100 %. Целесообразно выбрать поставщика продуктов исходя из этого показателя. Чем ниже стоимость закупки, тем выше рентабельность бизнеса.

Для ресторанов, кафе

От правильного расчета количества товаров зависит рентабельность. Если закупать меньше необходимого, в период повышенного спроса можно встать на временный стоп-лист. Превышение нужных объемов поставки приведет к перерасходу средств на списание продуктов.

Для расчета количество ингредиентов нужно пользоваться листами заготовки. Они создаются с помощью складской программы, например Waiterio, на каждый день недели и по каждой позиции продуктов. Обычно расчет производят на цех или отдел: холодных заготовок, горячих заготовок, кондитерский и т. д. Расчет норм заготовок ежедневно производит шеф-повар, учитывая остатки.

Для магазинов

Подбор ассортимента продуктов для магазина необходим во избежание ситуаций с пустыми витринами или переизбытков товаров на полках. Если закупать больше необходимого количества продуктов, их придется списывать при истечении сроков годности. Лишние поставки приведут к прямым убыткам.

Управление ассортиментом магазина проводят с помощью категорийного менеджмента. Сначала определяют целевую аудиторию, затем выделяют сегмент продуктов, наиболее востребованных среди выделенной целевой аудитории. Товары разделяют на ряд категорий, каждая из которой имеет свой бюджет и ценовую политику. Управлять ассортиментом, закупками и продажами, производить расчеты стоимости удобно с помощью автоматизированных систем, например программы для магазинов «Мой склад».

Требования к поставщику

Поставщик – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, занимающийся реализацией произведенных или приобретенных товаров другому бизнесу. Выбор поставщика определяется нишей, которую занимает компания на рынке. Чтобы понимать, как называются поставщики продуктов в разных источниках, обратите внимание на используемые в них термины «вендор», «дистрибьютор», «импортер».

Сфера HoReCa – это сегмент сферы услуг в области ресторанно-гостиничного бизнеса. Термин обозначает сокращение от английских слов «отели, рестораны, кафе, кейтеринг, казино». Он объединяет все точки общественного питания. В HoReCa можно найти любую компанию, запросить каталог товаров, договориться о сотрудничестве. В СКФО таким дистрибьютором выступает компания Frost26.

Сфера HoReCa требует особо тщательного учета массы нюансов при организации закупок. Главные критерии выбора продуктов для ресторанов, кафе и магазинов – их качество, ассортимент, цены и бесперебойность доставки.

Определить степень надежности продавца можно по ряду признаков, которые указывают на его опыт работы в этой сфере, порядочность и ответственность. К ним относят:

• наличие официального сайта;
• актуальный прайс;
• скорость и качество обратной связи;
• периодичность и стоимость доставки;
• возможность заказа бесплатной пробной партии;
• ассортимент и уровень цен.

Как выбрать надежного поставщика

Перед закупкой товаров лучше проанализировать рынок и выделить продавцов с лучшими возможностями и хорошей репутацией. Это можно сделать, используя информацию из различных справочников, досок объявлений, официальных страниц в интернете и т. д.

Критерии выбора поставщика:

• цены на продукцию;
• географическое расположение;
• условия оплаты;
• опыт работы на рынке;
• репутация;
• производственная мощность;
• соблюдение сроков доставки;
• система логистики;
• соответствие продукции стандартам качества и безопасности.

Как проверить надежность поставщика

Закажите пробную партию, чтобы оценить качество товаров и сервиса, проверить, насколько быстро будет выполнен заказ и соблюдены условия договора.

Оценить благонадежность поставщика также можно с помощью открытых источников: данных сайта ФНС, сайта единой системы закупок, отзывов партнеров. Рекомендуется познакомиться с владельцем компании лично, изучить уставные документы.

Как и где искать поставщиков

Владельцам компаний общепита важно знать, как найти поставщиков продуктов по профилю заведения. Выбрать, где покупать товары, можно с помощью возможностей интернета или посредством офлайн-источников.

Онлайн-источники

Это самый удобный способ. Но нужно понимать, что на первых страницах находятся самые крупные поставщики. Только начиная примерно с десятой можно найти локальных узкопрофильных производителей. Основные источники:

• поисковики. Формулируйте запросы по-разному, например «поставщик продуктов питания», «молочные продукты оптом» и т. п. Обратите внимание, что сайты производителей редко попадают в топы выдач, стоит потратить время, чтобы просмотреть несколько десятков страниц выдач;
• порталы поставщиков (Поставщики.ру, Zakupki.mos.ru, Tiu.ru). На них можно изучить рейтинги и оставить заявки о сотрудничестве;
• доски объявлений (Avito и другие);
• соцсети.

Офлайн-источники

Посещение мероприятий также связано с затратами времени и средств. Но такие способы могут быть полезнее простой информации из сети. К ним относится:

• специализированная печатная продукция: тематические журналы, рекламные буклеты, каталоги;
• профильные мероприятия: выставки, конференции, ярмарки. На них можно узнать полную информацию о поставщиках, получить контакты и образцы продукции. Например, международная ежегодная выставка «Продэкспо» в Москве;
• предприятия местных производителей. Часто небольшие предприятия не дают о себе рекламу в интернете, и их нужно искать самостоятельно. Как правило, такие производители дают более выгодные цены, чем крупные дистрибьюторы;
• поставщики конкурентов. Изучите, в чью пользу делают выбор представители вашей ниши бизнеса;
• данные прилавков и витрин. Информацию о производителях можно получить с их этикеток на продукции, представленной в других магазинах или заведениях.

Рекомендуем обратить внимание на производственные площадки, складские помещения и систему доставок разных продавцов, сравнить и выбрать наиболее подходящие для решения ваших задач.

Как заключить договор

Договор поставки – официальный документ, согласно которому поставщики продуктов для ресторанов, кафе или магазинов обязуются передать заказчику товар должного качества в оговоренные сроки по согласованным ценам. Договор – защита бизнеса, поэтому должен содержать все важные условия исполнения, согласованные двумя сторонами.

Существенные условия договора поставок – это наименование товара, его количество, сроки поставки, цены. Существует порядок, согласно которому эти условия можно прописывать разными способами.

Главное условие – предмет договора. Это наименование, количество и качество товара, а также техусловия, стандарты, артикулы документов, на основании которых можно проверить поступившую продукцию. Без указания предмета договор считается недействительным. Прописать предмет договора можно также в дополнительном соглашении или приложении.

В договоре нужно указать следующую информацию:

• наименование товара. При заключении долгосрочных договоров устанавливают не конкретный их перечень товаров, а порядок определения;
• сроки поставки. Указывают конкретную календарную дату, когда поставщик должен доставить товар, или условия определения этой даты: истечение периода, наступление события. Без указания сроков сделка считается незаключенной;
• цены прописывают конкретно за единицу продукции или включают в договор условие о порядке их определения другими документами (спецификациями и др.);
• количество товаров можно записать в договоре в единицах (килограммах, тоннах, т. п.) или денежном измерении (по цене на определенную сумму).

Помимо этого, в документах согласуются дополнительные условия, не являющиеся существенными. Они определяются на усмотрение сторон:

• ассортимент;
• комплектность;
• тара;
• особенности упаковки;
• сроки оплаты;
• скидки;
• неустойка;
• страхование товара и т. д.

В договоре обязательно прописывают обязанности сторон. Главная обязанность поставщика – передать покупателю товар надлежащего качества в предусмотренный срок. Рекомендуется указывать необходимость:

• предоставления продавцом документов, подтверждающих соответствие товаров требованиям покупателя;
• упаковки товара и его крепления во время перевозки;
• маркировки;
• уведомления владельца бизнеса о доставке;
• предоставления сопроводительной документации.

Для защиты от рисков возможных убытков вносите в договор пункт о несении поставщиком ответственности за товар до момента передачи покупателю. Обратите внимание, что внешнеторговый договор должен определять применимое право и компетентный суд, если возникнут спорные ситуации.

Как настроить работу с поставщиками

Работу с продавцами организуют на долгосрочную перспективу. Со стороны покупателя необходимо внимательно исполнять взятые на себя обязательства, корректно заполнять заказы, вовремя вносить плату и т. п. Это позволит вам требовать от поставщиков такой же ответственности перед вами по поставкам. Для улучшения качества сотрудничества:

• согласуйте условия работы до заключения договора с поставщиком;
• проводите мониторинг цен разных продавцов;
• сотрудничайте с несколькими продавцами одновременно;
• закупайте товары партиями по важным для вас категориям;
• не пренебрегайте отечественными производителями.

Работу можно вести с одним приоритетным продавцом или несколькими по разным видам продукции. Выбор зависит от руководителя компании.

Виды систем снабжения:

• работа с одним поставщиком, который обеспечивает всеми необходимыми продуктами и сопутствующими товарами. В большинстве случаев это будет посредник. Закупать всё необходимое через него удобно, но цены будут выше;
• прямое сотрудничество с несколькими предприятиями-производителями. Экономически такой вариант более выгодный, хотя требует больших усилий.

Риски

Все риски в сфере поставок связаны с потерей реальной или потенциальной прибыли. Владелец компании может предусмотреть заранее возможные проблемы и обезопасить свой бизнес от убытков. Вот несколько действенных способов сделать это:

1. Разрабатывайте договор поставки индивидуально. Не стоит подписывать типовой документ поставщика. Не все позиции в нем удобны и выгодны покупателю. Рекомендуется включить в договор такие пункты:

• неустойка за срыв поставщиком сроков доставки;
• ответственность за доставку товара, который вы не заказывали;
• условия возврата и замены некондиции, брака.

1. Обсуждайте позиции прайса. Цены поставщиков не являются жесткими. Вы сможете замотивировать продавца предоставить скидку на объем или при оплате по факту.
2. Договаривайтесь об отсрочке платежей. Это действенный способ увеличить обороты и расширить ассортимент.
3. Диверсифицируйте поставки. Работайте с несколькими продавцами одновременно. Заказывайте сначала пробные партии и затем подписывайте контракты с наиболее надежными продавцами.
4. Не отказывайтесь от сотрудничества с партнерами из других регионов. Иногда они предоставляют более выгодные условия.
5. Проверяйте поставки и документы сразу. Это позволит избежать приемки не того товара, брака.
6. Договаривайтесь о поставках напрямую с руководителем компании. Это повышает ответственность и дает возможности для обсуждения более выгодных условий работы (скидок, отсрочек и т. п.).

Соблюдая эти условия, легче добиться более выгодных условий от поставщиков и обезопасить себя от нарушения договоренностей. Работа в общепите требует мобильности, отслеживания тенденций, мониторинга рынка для поиска новых возможностей. Выбирайте для сотрудничества проверенных опытных партнеров и тщательно разрабатывайте договоры поставок с учетом интересов вашего бизнеса.