В работе с поставщиками возврат товаров – обыденное явление. Продукты могут не соответствовать качеству, испортиться в дороге или потерять товарный вид. Ситуаций может быть много, но выход всегда один: составление акта возврата продуктов питания поставщику.

Зачем нужен акт возврата продуктов?

В бизнесе каждое действие должно фиксироваться документально во избежание проблем и спорных ситуаций. Отношения с поставщиками следует скреплять договорами, а возврат продуктов – актом.

Акт – это доказательство, что кафе или ресторан вернули поставщику товар и должны получить новую партию продуктов или возврат денег. При отсутствии этого документа поставщик может отказаться в возврате денег, и суд встанет на его сторону, так как подтверждения возврата товара в форме акта не было.

Еще одна важная функция этого документа – фиксация причин возврата продуктов и перечень тех товаров, которые подлежат возврату. Частая ситуация: не все продукты в партии подлежат возврату. Например, необходимо заменить молочную продукцию, но с мясными полуфабрикатами проблем нет.

В договоре между поставщиком и кафе/рестораном должны быть прописаны условия возврата продукции и возможные варианты решения проблемы. Если поставщик еще на этапе составления договора отказывает заведению в процедуре возможного возврата продуктов по определенным причинам, стоит обратить пристальное внимание на этот факт. А лучше поискать тех, для кого выстраивание прочных и взаимовыгодных условий работы с ресторанами и кафе – закон.

По каким причинам составляют документ?

Существуют десятки причин, когда требуется возврат товара. Некоторые даже не связаны с качеством продуктов. Например, вы решили провести в ресторане тематическую вечеринку по случаю завершения лета и закупили яблоки. Вечеринка закончилась, а яблоки не привезли. Поставщик задержал доставку на день. В меню вашего заведения нет ни одной позиции с яблоками, поэтому этот продукт вам уже не нужен.

И хотя заведение получило вкусные и качественные яблоки, этот продукт можно и нужно вернуть. Срыв сроков поставки – важная причина для оформления акта возврата.

К числу других популярных причин возврата продуктов относятся:

• ненадлежащее качество;
• несоответствие товара описанию. Например, мраморная говядина оказалась обычной;
• дефекты, например нарушение герметичности упаковки;
• нарушение сроков годности;
• несоответствие количества товаров заявленному.

На самом деле причин может быть значительно больше. Любое несоответствие партии товаров тому, что написано в накладной, любые подозрения в низком качестве продуктов могут стать поводом для написания акта возврата.

Но нужно помнить: акт возврата продуктов поставщику не означает, что товар примут обратно. Поставщик может отказаться и заявить, что партия отправленных продуктов обладает надлежащим качеством, а все претензии необоснованны. Однако даже в таких случаях проблему можно решить.

Требуется ли экспертиза, на каком этапе составляется

Акт составляется во время приемки продукции. Если вы увидели несоответствие уже после подписания накладных, составить акт о возврате невозможно.

Вы или ваш кладовщик уже приняли продукты, расписались в документах, а значит, по результатам приемки остались довольны качеством продукции. Что с ней случится дальше, ваша забота, а не поставщика.

При полной или частичной приемки товаров составляется акт, вносятся все дефекты и нарушения, которые могут послужить причиной для отказа в партии товаров.

В редких случаях документ можно составить позже, но, как правило, это неактуально для ресторанного бизнеса и закупки продуктов. Составление акта после приема возможно лишь в случаях, если на товары распространяется гарантия от производителя. Например, вы закупили технику, а она оказалась непригодной для приготовления блюд, и ваши повара смогли понять это лишь во время эксплуатации.

Если поставщик несогласен с оценкой ресторана, он имеет полное право отказать в возврате денег или отправке аналогичной партии продукции без дефектов. Лишь в подобном случае потребуется экспертиза от сторонней организации.

Результаты экспертизы могут стать достаточным основанием в суде, если дело приняло столь серьезный оборот. Однако если между поставщиком и кафе нет разногласий и товары готовы вернуть, то ничего, кроме юридически верно оформленного документа, не потребуется.

Формат документа, какие данные вносятся

Как правило, у крупных поставщиков существуют типовые формы акта возврата товаров. Поэтому владельцу заведения не нужно изобретать собственную форму. Достаточно воспользоваться готовым решением.

Если же речь идет о небольшом поставщике без унифицированных документов, то потребуется составить документ на месте, своими силами. Ничего сложного в этом нет, так как не существует строго установленной формы акта возврата товаров.

В документе нужно указать:

• наименование документа, его номер, дату составления и место, где был составлен;
• информацию о поставщике. Необходимо указать полное название организации, должность и Ф. И. О. исполнителя, с которым вы работаете над составлением акта. Если представитель компании работает по доверенности (то есть это не сотрудник фирмы), необходимо обязательно указать номер его доверенности;
• информация о заведении. Заполняется по тому же принципу, что информация о поставщике;
• причина возврата товара в соответствии с договором. Необходимо сослаться на пункт в договоре, к которому вы апеллируете, возвращая продукты;
• акт приема-передачи товаров. Это нужно, чтобы было свидетельство, что вы получили товары;
• описание товаров, их количество. Необходимо подробно описать, что вы получили и в каком количестве;
• основание для возврата. Необходимо объяснить, почему вы возвращаете товар, и сослаться на документы, которые подтолкнули к этому решению, если они есть;
• сведения об экспертизе, если она проводилась;
• требования к поставщику. Нужно написать, чего вы хотите: получить партию новых продуктов или вернуть деньги за дефектную партию.

В конце необходимо обязательно указать, что акт возврата товаров поставщику составлен в двух экземплярах, и каждый из них обладает одинаковой юридической силой.

Новичку может быть сложно держать в голове все пункты документа, учитывать каждую мелочь, поэтому на первых порах стоит консультироваться с юристами или привлекать к работе профессионалов. В будущем этого не потребуется.

Для упрощения работы можно поискать образец акта возврата продуктов питания поставщику. Еще лучше – заказать создание типовых актов на разные случаи жизни у профессионалов, чтобы впоследствии работа по составлению документа не вызывала сложностей.

Кем должен быть подписан акт

Без подписи документ не имеет юридической силы. Причем только вашей подписи недостаточно. Документ должен подписать и представитель от поставщика. Этим он подтверждает, что ознакомился с содержанием акта и готов решать возникшую проблему.

Желательна подпись представителя транспортной компании, если в перевозке продуктов участвовало третье лицо. Если акт подписывает представитель компании, действующей под доверенности, необходимо убедиться, что номер доверенности соответствует указанному в акте. Иначе документ не будет иметь юридической силы.

А вот торопиться с печатями не стоит – их нужно ставить только в том случае, если применение было заранее оговорено и подтверждено в нормативно-правовой документации.

Работа с документацией – неотъемлемая часть бизнеса. И отнюдь не самая сложная, пусть на первых порах может показаться иначе. Достаточно единожды разобраться в юридических тонкостях, и дальнейшая работа с бумагами не вызовет никаких затруднений.

Тем более если вы нашли хорошего поставщика, едва ли от него можно ожидать каких-либо проблем. Грамотный бизнесмен готов идти навстречу и решать возникающие вопросы, потому что от этого напрямую зависит успех его же бизнеса.